A digitalizáció megjelenésével, az utóbbi évtizedekben forradalmi változás vette kezdetét, amely alapvetően megváltoztatta az ingatlankezelő iparágat. A digitális megoldások hatékonyabbá, átláthatóbbá és kényelmesebbé teszik az ingatlanok üzemeltetését és kereskedelmét. De vajon miben különbözik ez az új megközelítés az analóg módszerektől, és milyen változásokat hozott magával?
Szabó Gergellyel, a First Facility ügyvezetőjével, és Nagy Barbarával, a cég operatív managerével beszélgettünk, akik részletesebb képet adtak arról, hogyan hasznosítják az APFM-Systems AHD rendszerét a Stop Shopok 100%-osan digitalizált, teljeskörű üzemeltetésében.
Szabó Gergellyel, a First Facility ügyvezetőjével, és Nagy Barbarával, a cég operatív managerével beszélgettünk, akik részletesebb képet adtak arról, hogyan hasznosítják az APFM-Systems AHD rendszerét a Stop Shopok 100%-osan digitalizált, teljeskörű üzemeltetésében.
A First Facility és professzionális üzemeltető csapata (PR)
A nemzetközi First Facility Csoport tagjaként működő és a magyar ingatlanüzemeltetési piacon meghatározó szerepet betöltő First Facility Ingatlankezelő Kft. teljes körű facility management (FM) és property management (PM) szolgáltatást nyújt neves irodaházaknak, bevásárlóközpontoknak és ipari létesítményeknek.
A First Facility a professzionális ingatlankezelés mellett híres erős csapatszelleméről is. Folyamatosan bővülő csapatukat remek szakemberek alkotják, akik közös célként tekintenek ügyfeleik épületeinek magas szintű üzemeltetésére. Fontos számukra egymás folyamatos segítése és egyik fő erősségük az ügyfelek és egymás felé gyakorolt lojalitás. Nincs olyan helyzet, melyet közös összetartással, egymást támogatva ne oldanának meg. A cég magas szintű napi működésének és stabil, folyamatos növekedésének az APFM-Systems AHD megoldása is szerves részét képezi.
Szabó Gergely, a First Facility ügyvezetője, 25 éves szakmai tapasztalattal, szinte katonai felkészültséggel vezeti a céget és csapatát. A krízishelyzetek számára inkább izgalmas szakmai kihívások, mintsem fejfájást okozó problémák. Barbara, a cég egyik kiemelkedő tagja, felel a cégcsoport digitális üzemeltetési és fenntarthatósági rendszereinek gördülékeny működéséért. Szinte versenysportot űznek a lehetetlen megoldásából, melyhez az APFM-Systems AHD megoldása a fő eszközük.
A First Facility a professzionális ingatlankezelés mellett híres erős csapatszelleméről is. Folyamatosan bővülő csapatukat remek szakemberek alkotják, akik közös célként tekintenek ügyfeleik épületeinek magas szintű üzemeltetésére. Fontos számukra egymás folyamatos segítése és egyik fő erősségük az ügyfelek és egymás felé gyakorolt lojalitás. Nincs olyan helyzet, melyet közös összetartással, egymást támogatva ne oldanának meg. A cég magas szintű napi működésének és stabil, folyamatos növekedésének az APFM-Systems AHD megoldása is szerves részét képezi.
Szabó Gergely, a First Facility ügyvezetője, 25 éves szakmai tapasztalattal, szinte katonai felkészültséggel vezeti a céget és csapatát. A krízishelyzetek számára inkább izgalmas szakmai kihívások, mintsem fejfájást okozó problémák. Barbara, a cég egyik kiemelkedő tagja, felel a cégcsoport digitális üzemeltetési és fenntarthatósági rendszereinek gördülékeny működéséért. Szinte versenysportot űznek a lehetetlen megoldásából, melyhez az APFM-Systems AHD megoldása a fő eszközük.
Már nem ijedünk meg semmilyen feladattól, mindent megoldunk csapatunkkal és az APFM-Systems digitális rendszerével. Bármilyen krízishelyzetben helytálltunk!
Szabó Gergely
Stop Shop-Digitalizációban is ‘Always First’ a First Facility az APFM-Systems AHD megoldásával
A First Facility 2020 óta Békéscsabától Nagykanizsáig, országosan, 14 helyszínen, 135.000 m²-en nyújt teljes körű üzemeltetést a Stop Shop bevásárlóközpontok számára. A Stop Shopok kezelésével járó feladatok széles skáláját kell figyelembe venni, amelyek a mindennapi működés fenntartását és a hosszú távú kiváló állapotot szolgálják. A napi ellenőrzések és checklisták teljes digitalizációja hatékonyabbá teszi a munkafolyamatokat. A berendezések karbantartása rendszeres ütemezést igényel: fontos a nyomonkövethetőség és az, hogy meghatározzák, milyen gyakran, mikor, ki végezze el ezeket a feladatokat a különböző épületekben, és hogy a hibabejelentések azonnali jelzést adjanak a gyors hibaelhárítás érdekében.
Korábban ezeket a feladatokat manuálisan rögzítették, ami sok időt és erőforrást igényelt. A karbantartási, napi feladatok és a hibajelentések egy feladattípusként jelentek meg, amellyel szinte lehetetlen volt a nyomon- és visszakövethetőség, vagy éppen egy adott gépészeti berendezés állapotának felmérése. 2020 óta Szabó Gergely, szoros együttműködésben Dr. Hegedüs Viktorral, az APFM-Systems tulajdonosával és kiváló szakértői csapatával, paradigmaváltást ért el a First Facility működésében. Ennek eredményeként a vállalat ma már egy teljeskörűen digitalizált, innovatív rendszer segítségével koordinálja és optimalizálja a Stop Shop országos hálózatának valamennyi létesítményét, ezzel új standardot teremtve az ingatlanüzemeltetés terén.
Korábban ezeket a feladatokat manuálisan rögzítették, ami sok időt és erőforrást igényelt. A karbantartási, napi feladatok és a hibajelentések egy feladattípusként jelentek meg, amellyel szinte lehetetlen volt a nyomon- és visszakövethetőség, vagy éppen egy adott gépészeti berendezés állapotának felmérése. 2020 óta Szabó Gergely, szoros együttműködésben Dr. Hegedüs Viktorral, az APFM-Systems tulajdonosával és kiváló szakértői csapatával, paradigmaváltást ért el a First Facility működésében. Ennek eredményeként a vállalat ma már egy teljeskörűen digitalizált, innovatív rendszer segítségével koordinálja és optimalizálja a Stop Shop országos hálózatának valamennyi létesítményét, ezzel új standardot teremtve az ingatlanüzemeltetés terén.
Ami nincs a rendszerben, az szinte nem is létezik! Ezzel tudjuk megmutatni munkánk precíz minőségét és mennyiségét. Ügyfeleinket és magunkat is segítjük ezzel a részletes rendszerszerű működéssel.
Szabó Gergely
AHD megoldás a Stop Shop üzemeltetésében - Hogyan alkalmazza a First Facility
Az APFM-Systems AHD megoldásában minden épülethez külön berendezéslista rendelhető. A listában szereplő berendezésekhez különféle feladatokat lehet adni, mint például napi checklisták, karbantartási feladatok, hibajegyek.
A rendszerben gépészeti egységeihez rendszeres feladatok (például karbantartás) állíthatók be, ezáltal segítve a berendezések állapotának megőrzését. Ezenkívül, a rendszer automatikus emlékeztetőket küld a közeledő lejáró garanciákról. Az AHD rendszerével a kihelyezett csapat önálló munkavégzésre is képes, és a folyamatok élőben is nyomon követhetők. A nyomon követhetőség, a visszakeresési funkció és a teljes körű digitális dokumentálás nemcsak a megbízói oldalt biztosítja, hanem a megbízottat is. A létesítményüzemeltető rögzítheti az alvállalkozók által elvégzett munkákat, így pontosan nyomon követhető, ki, mikor, hol, milyen folyamatokat végzett el. Ez fontos információt ad a riportok készítéséhez, amelyeket az ügyfélnek prezentálnak havonta, illetve negyedévenként. Az előző évek adatai összehasonlításként azonnali támpontot nyújtanak a belső működés javításához, és teljesen átláthatóvá teszik a folyamatokat.
A rendszerben gépészeti egységeihez rendszeres feladatok (például karbantartás) állíthatók be, ezáltal segítve a berendezések állapotának megőrzését. Ezenkívül, a rendszer automatikus emlékeztetőket küld a közeledő lejáró garanciákról. Az AHD rendszerével a kihelyezett csapat önálló munkavégzésre is képes, és a folyamatok élőben is nyomon követhetők. A nyomon követhetőség, a visszakeresési funkció és a teljes körű digitális dokumentálás nemcsak a megbízói oldalt biztosítja, hanem a megbízottat is. A létesítményüzemeltető rögzítheti az alvállalkozók által elvégzett munkákat, így pontosan nyomon követhető, ki, mikor, hol, milyen folyamatokat végzett el. Ez fontos információt ad a riportok készítéséhez, amelyeket az ügyfélnek prezentálnak havonta, illetve negyedévenként. Az előző évek adatai összehasonlításként azonnali támpontot nyújtanak a belső működés javításához, és teljesen átláthatóvá teszik a folyamatokat.
Az APFM-Systems karbantartási rendszere messze a legjobb!
Könnyedén átláthatóak a különböző feladat állapotok, típusok és fontossági besorolásuk.
Könnyedén átláthatóak a különböző feladat állapotok, típusok és fontossági besorolásuk.
- meséli Nagy Barbara, akinek a jelenleg piacon lévő több ingatlankezelő rendszerre is rálátása van.
Az AHD digitális rendszerének fő funkciói:
Berendezés karbantartás:
Minden Stop Shop épülethez külön berendezés listát tartanak nyilván, melyekhez karbantartási és ellenőrzési feladatokat rendelnek. Ezekhez személyre szabottan lehet beállítani kényelmi funkciókat, mint például automatikus email értesítő küldése a garanciális lejáratról a gépek állapotmegőrzése és a tervezhetőség érdekében. Ezzel a modullal pontosan tervezehető az éves karbantartások dátuma, gyakorisága, a szakmai, gyártói előírásoknak megfelelően, szem előtt tartva a különféle szabványokat.
Napi bejárási checklista:
Az AHD berendezési listákhoz napi feladat listák rendelhetők, melyek kulcsfontosságúak a meghibásodások megelőzésében. Azon túl, hogy az elvégzésük élőben nyomon követhető, ezek a feladatok témakörökre vagy csak hibákra koncentrálva is visszakereshetőek. Így folyamatosan valós információt kapnak, mely feladat mikor és ki által volt elvégezve, és azonnal vizsgálható meghibásodás esetén annak gyakorisága. A feladat listák rugalmasan módosíthatók.
A mi szakmai tapasztalatunk alapján, a megbízóval jóváhagyva készülnek a checklisták. Mindez biztosítja a feltárást, a megelőzést és a folymatos üzemszerű működést.
Szabó Gergely
Ebben a modulban az egyes checkpontok helyét NFC chippekkel jelölik ki, így pontosan dokumentálható mikor végezték el az ellenőrzést a bejárás során. A rendszerben így az is visszakereshető, hogy az év során minden egyes ellenőrzést elvégeztek-e.
Hibabejelentés:
A rendszerben minden esetlegesen felmerülő probléma bejelenthető, különféle kategóriákba sorolva. A bejelentett hibajegyek rögtön megjelennek az AHD rendszerben, amely automatikus jelzést küld a releváns személynek, így azonnal meg tudják oldani az adott problémát. A rendszer arról is pontos, élő információt ad minden az adott épület felületéhez megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó számára, hogy milyen fázisban tart a hibaelhárítás; elkezdett, kijavított, leigazolt, felfüggesztett, vagy éppen elutasított. Ez segíti a csapat feladatainak priorizálását és a gyors és megfelelő reagálást. A hibajegyekhez feltölthetők PDF és különböző kép formátumú fájlok is, lehetővé téve a teljesen digitalizált rögzítést és működést, még akkor is, ha egy külső alvállalkozó papír alapon rögzíti a munka elvégzését.
Előnyei:
- Riportok készítése havi, negyed- és éves kiértékelésekhez
- Kompatibilis export Microsoft Excelbe
- Mindig naprakész, élő adatok
- Feladatok teljesítésének ellenőrizhetősége
- Visszakereshetőség és ellenőrzések
- Időoptimalizálás: 1/3-ad munka fázisok megspórolása
- Automatikus garancia emlékeztető
Stop Shop általános Példa - First Facility a magabiztos működésben:
Gergő elmesélte példaként, hogy a Stop Shop épületeknél átmeneti időszakban a fűtés-hűtés gyakori kihívást jelentett a különböző évszakokban, hiszen minden dolgozó számára más az ideális hőmérséklet. Emiatt rengeteg hibajegy érkezett, amelyek dokumentálása fontos volt.
A fűtési és hűtési rendszerek állapotfelmérése korábban jelentős kihívást jelentett. Az AHD bevezetésével azonban forradalmi fejlődés valósult meg: a rendszer karbantartási listáival, napi ellenőrzőlistáival és egyéb funkcióival azonnali és átfogó diagnózist tesz lehetővé. Egy hibabejelentés esetén gyorsan megállapítható, hogy valódi karbantartási probléma merült-e fel, vagy csupán a hőmérséklet-beállítás nem optimális az épülethasználók számára.
Ez a fejlett megközelítés lehetővé teszi, hogy a negyedéves beszámolókon precíz adatokkal támasszák alá a megnövekedett hibabejelentések okait. Így meggyőzően demonstrálható az ügyfeleknek, hogy a Stop Shop létesítményeiben minden intézkedés szakszerűen történt, a berendezések kifogástalan állapotban vannak, és valós vészhelyzet nem állt fenn.
Az AHD rendszerében rögzített adatokkal Gergő és csapata a szakmai kiválóságuk mellett valós rögzített adatok alapján is biztosítva vannak és magabiztosan képviselhetik munkájukat. Ahogy a cég filozófiája is mondja: First Facility ‘Always First’.
A fűtési és hűtési rendszerek állapotfelmérése korábban jelentős kihívást jelentett. Az AHD bevezetésével azonban forradalmi fejlődés valósult meg: a rendszer karbantartási listáival, napi ellenőrzőlistáival és egyéb funkcióival azonnali és átfogó diagnózist tesz lehetővé. Egy hibabejelentés esetén gyorsan megállapítható, hogy valódi karbantartási probléma merült-e fel, vagy csupán a hőmérséklet-beállítás nem optimális az épülethasználók számára.
Ez a fejlett megközelítés lehetővé teszi, hogy a negyedéves beszámolókon precíz adatokkal támasszák alá a megnövekedett hibabejelentések okait. Így meggyőzően demonstrálható az ügyfeleknek, hogy a Stop Shop létesítményeiben minden intézkedés szakszerűen történt, a berendezések kifogástalan állapotban vannak, és valós vészhelyzet nem állt fenn.
Az AHD rendszerében rögzített adatokkal Gergő és csapata a szakmai kiválóságuk mellett valós rögzített adatok alapján is biztosítva vannak és magabiztosan képviselhetik munkájukat. Ahogy a cég filozófiája is mondja: First Facility ‘Always First’.
Stabil növekedés, megbízhatóság az AHD megoldás riportkészítő funkcióval
Az én kedvenc funkcióm a hibajegyek listájának exportálása amely elősegíti a riportok készítését! Bármikor exportálható Excel formájában is, ez vezetői oldalról is értékes információ.
Színes grafikonokkal tünteti fel az adott időszak eseményeit, így a megbízó, ha rátekint, látja statisztikai elemzések segítségével, milyen típusú bejelentések, milyen mennyiségben érkeztek, milyen gyorsan oldottuk meg az adott problémát!
Színes grafikonokkal tünteti fel az adott időszak eseményeit, így a megbízó, ha rátekint, látja statisztikai elemzések segítségével, milyen típusú bejelentések, milyen mennyiségben érkeztek, milyen gyorsan oldottuk meg az adott problémát!
Szabó Gergely
Az APFM-Systems csapata által generált riportok színes grafikonok segítségével értékelik ki adott időszak eseményeit, valamint Excel formátumban is kiexportálhatóak, mely segíti a kompatibilis működést más térségekkel is. A riportok kulcsfontosságú eszközök a vezetői döntéshozatalban és a megbízói kommunikációban. Ezek a dokumentumok részletes áttekintést nyújtanak az elvégzett feladatokról, valamint pontos képet adnak a hibabejelentések okairól és helyszíneiről.
A First számára e jelentések kettős értékkel bírnak. Egyrészt objektív alapot teremtenek a megbízókkal folytatott tárgyalásokhoz, lehetővé téve a teljesítmény transzparens bemutatását. Másrészt belső fejlesztési eszközként szolgálnak, segítve a folyamatosan bővülő vállalat működési hatékonyságának optimalizálását, rámutatva a további fejlesztést igénylő területekre.
A riportkészítés tehát nem pusztán adminisztratív feladat, hanem a hibaelhárítás hivatalos dokumentációja is. Mint ilyen, egyidejűleg szolgálja az üzemeltető és az ügyfél érdekeit, biztosítva mindkét fél számára a megfelelő jogi és szakmai védelmet.
A First számára e jelentések kettős értékkel bírnak. Egyrészt objektív alapot teremtenek a megbízókkal folytatott tárgyalásokhoz, lehetővé téve a teljesítmény transzparens bemutatását. Másrészt belső fejlesztési eszközként szolgálnak, segítve a folyamatosan bővülő vállalat működési hatékonyságának optimalizálását, rámutatva a további fejlesztést igénylő területekre.
A riportkészítés tehát nem pusztán adminisztratív feladat, hanem a hibaelhárítás hivatalos dokumentációja is. Mint ilyen, egyidejűleg szolgálja az üzemeltető és az ügyfél érdekeit, biztosítva mindkét fél számára a megfelelő jogi és szakmai védelmet.
